龟甲万的流通革新

订货处理业务流程的改善

    前面提到DP95计划的重点之一是订货处理程序。而订货处理程序的设计最重要的部分是考虑顾客的方便的同时实现成本的节约。日本的食品厂商的接订方式一般是，由全国各地的分店在第一日上午接受的订货于次日配送。订货主要集中在10点到11点之间，1个小时接受的定货占全部的80%。为了克服这个高峰，龟甲万在全国配置了约90个营业员，他们的任务是在接到订货之后，先将现有库存商品抵充订货，再将订货资料脱机保存、随时把订货数据送往公司主机。

    改善计划的主要内容是：1制订将迄今为止在各营业支店接受定货的的机能集中到分布在全国的8个订货中心的构想；2为此而设立统一的接受定货的方式和用现有库存抵冲订货的方法；3为了实现订货数据输入的系统化，导入直接输入系统、电子订货系统、电传自动辨识系统。如果能够实现这三个内容，就能大大减轻订货数据处理的压力。

    龟甲万公司为了方便订货和处理而导入的直接输入系统，开发了能以电话上普通说话速度输入订货的系统。这个系统是在有液晶感知器的终端上直接在画面上输入订货的订货方法。营业员一面接电话一面输入，在“复述订货画面”上利用对方复述订货内容时的约10秒之间，在计算机画面上确认库存。对方按住“复述毕”的切断电话后，营业画面上就出现“出库指示”的按键。由于不需要任何事后处理，所以不会出现订货票积存等错误，在接电话的同时就能确认库存，也不会造成商业机会的损失。

    但是，也有一些小客户不能使用这种直接订货系统，针对对这些小客户的订货处理采用了电传订货系统。电传订货的最大优点是可以自动接收、无论订货多少，处理的人数不需要增加。但是电传的订货必须用人工转化成电子数据，为了简化这个过程而采用了电传的自动辨识系统。也就是通过电子计算机内的文字辨识系统将手写的文字转化为电子数据。

    这种电传订货的要点是将印有所有商品名称的订货单分发到各用户，用户在订货单上填上数字用电传发回即可。这种订货方式好处是1不需要专人输入和接电话；2订单各式固定容易处理；3非营业时间也能接订；4可以自动复信确认订货已被接受。大大节省了处理的人工和时间。在导入这个系统的初期，由于客户的传真机不够清洁，常常会由于额外的线条而造成计算机的辨别失误。为了提高辨识率，龟甲万的营业人员不得不提醒客户保持传真机的清洁。

    采用电传自动辨识系统订货的最大困难是标准化的订单的设计、订单处理系统设计、以及让用户接受这种方式。

    合理设计的要点在于分析客户的需要。一个客户订货品种的多少对于自动辨识有着很大影响。一张单子上品种越少，正确辨识率越高。龟甲万经营品种多达3000种（每个地区1200余种），一个零售店平均经营9个品种，经营品种最多的特约店多达300个品种。一张订货单最多能开列20个品种，如果是经营300个品种的用户就需要有15张单子。所以，设计人员认为，一个用户使用3种订单是一个极限，最好是只用一个单子。也就是说，电传自动辨识系统的订货最适合经营20个品种以内的中小规模用户。经营品种很多的大型店使用电子订货系统最方便。所以，龟甲万的设计人员设计了3种类型的单子：配送一次、配送3次、自由订货。与用户商量决定使用哪一种。至于季节性商品和新商品，则允许各个接受定货部门灵活地印刷。龟甲万的营业员每月一次用邮寄或直接交给的方法向各个用户送去本月所需的订货用纸。还设计制作了简易的定型印刷程序、根据客户过去的订货纪录制作每个用户专用的商品订单、用户商标的表示和表示顺序等，充分考虑到顾客的方便。

    订单处理系统的要求基本上是根据每天接受订单的数量、必要的处理速度、必要的线路终端等客观的需要决定的。最为困难的还是劝说用户接受这种系统，并实际上让用户感到方便。龟甲万的设计人员为了“让用户感到方便”，精选了与自动辨识系统同时使用的机能，如收信确认、送信确认、收发信履历、形象数据印刷机能、形象数据保存机能成套地提供给用户。

    公司内的数据处理方面，电传自动辨识订货系统也设计了计算机的确认画面，能够表示由哪个店来了什么样的订货的一览表，也能表示已处理或未处理的状态。选择地区名之后，该地区的用户数据就会显示出来。画面不仅能够进行文字辨识状况的确认，还能用各种方法确认内容、用手写体检索商品、用简易符号表示备注条件、确认实际库存状态等。

    采用了自动辨识系统之后，尽管完全不需要加以修改的订单只有1到2成，其余的8成以上仍需要某种追加处理，但仍比手工输入的工作量减轻了许多，错误也明显减少，处理效率大为提高。

    龟甲万公司经过1年左右的开发，从93年9月开始采用电传自动辨识系统，采用自动辨识系统订货的客户逐渐增加，截至95年上半年大阪的用户普及率达30%，东京用户达到总数的18%。在一些订货量比较少的地方则采用了使用定型订单而不使用自动辨识系统的方法。根据该公司的统计，如果电传自动辨识系统所需工作量为1的话，用电话订货的工作量为5，使用不定型电传订货工作量为2.5，而电子订货系统的工作量只有1/3。由于这种改善活动，处理时间缩短了75%，比较原来的订货系统节约成本约20%。

    DP95计划在1995年底实施完毕，计划实现所带来的成本节约效果据推算达到9亿3千多万日元。虽然并没有达到当初设定的目标，但是DP95计划是在不增加投资的基础上进行的流通改善计划。它的一个重要成果搞清楚了未来流通改革的目标和投资方向，为下一阶段伴随投资改造的“流通体制革新”打下了基础。